“매일 이메일 확인하고, 수작업으로 구글 시트에 복붙 중이신가요?”
업무 중 자주 반복되는 일 중 하나가 수신된 이메일의 내용을 스프레드시트에 정리하는 작업입니다.
특히 아래와 같은 경우:
- 고객 문의 내용을 기록
- 설문 응답 결과 정리
- 거래처 회신 내용 수집
- 내부 보고용 요청사항 자동 정리 등
이 모든 작업을 사람이 직접 하지 않아도 되도록 만드는 방법이 있습니다.
바로, Zapier(자피어)를 활용한 자동화입니다.
이 글에서는 Zapier를 활용해 이메일 수신 내용을 자동으로 Google Sheets에 정리하는 방법을 2025년 최신 인터페이스 기준으로 자세히 소개합니다.
✅ Zapier란?
Zapier(자피어)는 다양한 앱들을 서로 연결해 자동화된 워크플로우(Zap)를 만들어주는 서비스입니다.
| 항목 | 설명 |
| 주요 기능 | 앱 간 연결, 트리거-액션 방식 자동화 |
| 연결 가능한 앱 | Gmail, Outlook, Google Sheets, Notion, Slack 등 6,000개+ |
| 기본 플랜 | 무료 (월 100개 작업 한도), 유료 플랜은 고급 기능 포함 |
| 사용 방법 | 트리거(Event) → 액션(Action) 설정 방식 |
| 웹사이트 | https://zapier.com |
👉 코딩 없이 누구나 자동화를 구축할 수 있는 것이 가장 큰 장점입니다.
📌 자동화 구성 예시: "Gmail에서 특정 메일 수신 시 → 구글 시트에 기록"
🔁 자동화 시나리오 예
| 조건 | 실행 |
| Gmail에서 ‘문의 접수’ 제목의 메일이 수신되면 | Google Sheets의 새 행(row)에 자동으로 내용 입력 |
예를 들어,
고객이 contact@brand.com 으로 메일을 보내면 이름, 이메일, 문의 내용이 자동으로 시트에 정리됩니다.
🛠 실전 가이드: 이메일 → 구글 시트 자동화하는 방법
Step 1. Zapier 가입 및 기본 세팅
- https://zapier.com 접속
- 구글 계정 또는 이메일로 간단 가입
- 대시보드에서 “Create Zap” 버튼 클릭
Step 2. 트리거 앱: Gmail 설정
- Trigger App 선택: Gmail
- 트리거 이벤트 선택:
- New Email Matching Search
- 또는 New Email
- Gmail 계정 연동
- 이메일 필터 조건 설정
- 예: "subject:문의 접수"
(특정 제목, 보낸 사람, 키워드 등 조건 설정 가능)
📌 참고: Gmail 연동 시 OAuth 인증 필요 (Google 승인된 앱)
Step 3. 액션 앱: Google Sheets 설정
- Action App 선택: Google Sheets
- 액션 이벤트 선택: Create Spreadsheet Row
- 구글 계정 연동
- 사용할 Google Sheet 선택
- 입력할 시트의 열(Column)과 이메일 데이터 매핑
예시 매핑
| 시트 열 | 이메일 정보 |
| 날짜 | Date |
| 이름 | From Name |
| 이메일 주소 | From Email |
| 제목 | Subject |
| 내용 | Body Plain 또는 Body HTML |
Step 4. 테스트 및 활성화
- 테스트용 메일을 수신하여 Zap이 작동하는지 확인
- 데이터가 정확히 시트에 들어가는지 확인
- “Publish Zap” 버튼 클릭 → 자동화 시작!
💡 활용 팁: 실무에서 유용한 응용 사례
✔️ 고객 문의 자동 수집
- contact@도메인.com으로 들어온 모든 문의를 시트로 자동 저장
- 필터링 조건: "to:contact@도메인.com"
✔️ 뉴스레터 구독 신청 정리
- 메일 제목에 "구독 신청" 포함 시 → 시트로 이름/이메일 자동 기록
✔️ 사내 승인 요청 자동 정리
- "결재 요청" 키워드 포함된 메일을 자동 정리하여 기록용 시트 생성
✔️ 설문 응답 자동 저장 (Form + Email 연동 시)
✅ Zapier 자동화의 장점
| 장점 | 설명 |
| 반복 작업 제거 | 매번 복붙하거나 수동 기록할 필요 없음 |
| 실시간 업데이트 | 메일 수신 즉시 구글 시트에 반영 |
| 에러 방지 | 사람의 실수 없이 정확한 정보 기록 |
| 확장성 | 슬랙 알림, Notion 연동 등 다단계 자동화 가능 |
⚠️ 주의사항 및 권장 설정
| 항목 | 권장 사항 |
| Gmail 필터링 | 제목/보낸 사람/내용 등 세부 조건으로 노이즈 방지 |
| Google Sheet 구조 | 열 순서를 고정하고, 수동 편집 최소화 |
| 보안 | 업무용 메일과 민감한 데이터는 별도 관리 |
| 요금제 | 무료 플랜은 월 100개 작업까지 → 실사용 시 Starter 플랜 이상 추천 |
✅ 마무리: 이메일 정리도 AI + 자동화로 스마트하게
수작업으로 이메일을 정리하는 시대는 끝났습니다.
Zapier를 활용하면 메일 수신 → 정리 → 저장의 전 과정을 자동화할 수 있으며, 시간은 줄이고 실수는 막을 수 있습니다.
✔️ 고객 문의 기록
✔️ 내부 요청 관리
✔️ 설문 응답 정리
✔️ 뉴스레터 구독자 저장
이 모든 것을 Google Sheets와 Zapier만으로 해결할 수 있습니다.
지금 바로 첫 번째 Zap을 만들어보세요.