1. 분명 어딘가에 저장해뒀는데… 왜 찾을 수 없을까요?
업무 중에 이런 경험, 해보신 적 있으신가요?
- 작년에 정리한 보고서 요약본이 어디에 있는지 기억 안 날 때
- 회의 때 참고하려던 고객 피드백 자료가 도무지 안 보일 때
- 책이나 영상에서 얻은 인사이트를 메모했지만 다시는 안 본 경우
자료는 분명히 많은데, 실제로 활용되는 경우는 거의 없습니다.
이유는 단순합니다.
정리는 했지만 ‘구조화’하지 않았기 때문입니다.
2. ‘지식 베이스’는 선택이 아닌 필수입니다
지식 베이스(Knowledge Base)는 반복되는 정보, 경험, 참고자료, 업무 매뉴얼 등을 체계적으로 정리하는 시스템입니다.
- 개인에게는 기억을 돕는 도구이고,
- 팀에게는 공유 가능한 업무 자산입니다.
그런데 문제는, 지식 베이스를 만드는 일 자체가 너무 어렵고 귀찮다는 데 있습니다.
✔ 일일이 요약해야 하고
✔ 폴더를 나누고 태그를 붙여야 하며
✔ 새로 들어온 자료를 다시 분류해야 하죠
그래서 실제로는 시작도 못하거나, 하다 말고 방치되는 경우가 대부분입니다.
3. Notion AI는 ‘정보 정리’를 자동화하는 도구입니다
Notion은 이미 많은 분들이 쓰고 있는 생산성 도구지만, 2023년부터 등장한 Notion AI 기능은 판을 완전히 바꿔놨습니다.
Notion AI는 단순한 글쓰기 보조가 아니라, 기록을 요약하고, 정리하고, 연결하는 데 최적화된 AI 기능을 제공합니다.
주요 기능 요약:
| 기능 | 설명 |
| 요약 | 긴 문서에서 핵심만 추출 |
| 분류 | 자동으로 주제 또는 카테고리 분류 |
| 문서 생성 | 템플릿 기반 문서 자동 완성 |
| Q&A | 문서 기반으로 질문에 답변 가능 |
| 번역 | 다국어로 빠르게 전환 가능 |
| 표/목차 정리 | 구조화된 문서 자동 생성 |
핵심은 “내가 정리하는 게 아니라, AI가 정리해주는 구조”라는 점입니다.
4. 실제로 어떻게 쓰면 좋을까?
(1) 쌓아두기만 한 메모, 요약부터 시작하세요
책 요약, 회의 메모, 강의 노트 등 이미 저장해둔 정보가 있다면, 이렇게 해보세요.
👉 문서를 열고 → “요약해줘” 클릭
결과:
- 5~10줄 안에 핵심 내용 정리
- 인용구/예시 제거 → 요점만 남음
- 상단에 고정해두면 ‘요약+원문’ 동시에 확인 가능
이 작은 변화만으로도 “자료 활용 빈도”가 눈에 띄게 올라갑니다.
(2) 지식 베이스 템플릿 자동 생성하기
매번 같은 형식으로 문서를 정리한다면 AI에게 직접 템플릿을 만들어달라고 요청할 수 있습니다.
예시 프롬프트
“마케팅 회의 요약 템플릿 만들어줘.
항목: 회의 일시, 참석자, 주요 결정사항, 후속 조치, 메모”
이렇게 만든 템플릿은 매주 복사해서 사용 가능하고, 내용도 AI가 자동으로 채워줄 수 있습니다.
(3) 문서 연결 + 검색을 AI가 도와줍니다
문서가 많아질수록 “어떤 문서가 어떤 내용과 관련 있는지” 찾는 게 어렵죠?
Notion AI는
- 관련 문서 추천
- 요약 내용 기반 검색
- Q&A 기능으로 문서 속 정보 찾기
를 지원합니다.
예시:
“지난달 마케팅 캠페인 결과 요약해줘.” → 관련 문서 요약까지 함께 제공
즉, 내 머릿속 기억보다 빠르게 원하는 내용을 찾을 수 있습니다.
(4) 협업용 지식 베이스로 확장하기
혼자만 쓰는 게 아니라, 팀 전체가 공유하는 지식 베이스로 확장할 수 있습니다.
- 고객 응대 매뉴얼
- 자주 묻는 질문(FAQ)
- 프로젝트 히스토리
- 온보딩 가이드
각 항목은 AI가 정리해주고, 새로운 문서가 추가될 때 자동으로 분류와 요약이 가능하죠.
이렇게 되면 지식은 더 이상 ‘개인의 메모’가 아니라 ‘팀의 자산’이 됩니다.
5. 지식 베이스 운영 팁
| 팁 | 설명 |
| 요약 필드를 따로 만들기 | 원문과 요약을 분리하면 검색성과 정리가 쉬움 |
| 주제별 태그 정리 | AI가 제안하는 키워드를 태그로 활용 |
| 정기적인 리마인드 | 매주 또는 매월 ‘요약되지 않은 문서’ 확인 |
| 협업 권한 설정 | 수정 권한을 제한하고, 읽기만 가능한 구조 권장 |
6. Notion AI는 ‘정보 홍수’ 시대의 필수 역량입니다
이제는 정보가 부족한 시대가 아닙니다. 오히려 너무 많아서, 정리하지 않으면 오히려 발목을 잡습니다.
그리고 이걸 ‘사람이 다 하려면’ 시간도, 에너지도 너무 많이 듭니다.
그럴 때 필요한 게 AI 기반 자동화 지식 관리 시스템, 바로 Notion AI입니다.
7. 지금 시작해볼 수 있는 1단계
- 기존에 작성했던 회의록이나 강의 노트를 열어보세요.
- 페이지 상단에서 "요약해줘" 버튼을 클릭하세요.
- 생성된 요약을 문서 위에 고정하고, 제목에 📌 표시를 붙여보세요.
이 작은 루틴 하나가 지식이 쌓이는 방식을 완전히 바꿔줄 수 있습니다.
8. 마무리: 지식을 남기는 사람에게, 다음 기회가 옵니다
기억은 사라지지만, 정리된 지식은 남습니다.
✔ 반복되는 정보는 자동으로 구조화하고
✔ 찾기 쉬운 형태로 바꿔주며
✔ 공유 가능한 자산으로 전환해주는 것
이 모든 것을 Notion AI 하나로 할 수 있는 시대입니다.
“정보는 쌓이지만 정리가 안 된다면, 문제는 당신의 능력이 아니라 도구일 수 있습니다.”