업무 마감일 자동 추적·리포트 자동화하기 (GPT 스크립트 활용)

일정을 Google Calendar에 등록하고, 할 일을 Todoist에 잘게 쪼개고, 마감일도 분명히 써두었는데도 왜 우리는 여전히 마감을 놓치는 걸까요?

그 이유는 단순합니다. 기한은 입력되어 있지만, ‘상태’는 관리되지 않기 때문입니다.

우리가 정말로 필요한 건

이번 주 어떤 마감이 있는지
지금까지 어떤 항목이 미뤄졌는지
곧 다가오는 중요한 일정이 무엇인지

자동으로 파악하고 요약해서 알려주는 시스템입니다.

마감은 '표시'하는 게 아니라, '추적'하고 '요약'해야 관리할 수 있습니다.

1. GPT를 활용하면 마감 추적과 리포트 작성이 동시에 됩니다

GPT는 단순한 질문 응답 도구가 아닙니다.
조건에 따라 데이터를 분류하고, 문장으로 정리하고, 요약까지 가능한 유연한 AI입니다.

이를 활용하면 다음과 같은 자동화가 가능합니다:

마감일이 임박한 업무를 필터링
GPT가 요약 리포트 작성 (예: “이번 주 마감 항목은 총 5건입니다…”)
슬랙, 이메일, 노션 등에 자동 전송

즉, 매주 또는 매일 자동으로 생성되는 마감 관리 리포트 시스템을 만들 수 있습니다.

2. 시스템 구성 요약

일정/할 일 데이터 (Google Calendar, Todoist, Notion 등)
→ 자동화 툴 (Make or Zapier)
→ GPT 스크립트로 리포트 생성
→ 슬랙 or 이메일 전송

GPT가 단순한 나열이 아닌, 우선순위, 기한 임박, 연체 항목 구분까지 포함된 브리핑을 작성해주는 것이 핵심입니다.

3. 실전 구성 예시: 주간 마감 리포트 자동 생성

1️⃣ 마감일 데이터 수집

데이터 소스:
- Google Calendar → 특정 태그 or 라벨
- Notion → 마감일 필드 기준 필터
- Todoist → “Due this week” 조건 검색

➡ 특정 조건(기한 임박, 미완료, 우선순위 등)을 필터링하여 자동화 트리거로 사용

2️⃣ GPT 스크립트 생성

프롬프트 예시:

다음은 이번 주의 업무 마감 일정입니다.
각 항목을 검토하여 다음 형식으로 요약 리포트를 작성해 주세요.

1. 이번 주 마감 예정 항목 요약 (목록 형태)
2. 지연된 항목 요약 및 경고 문구 포함
3. 우선순위 높은 업무 강조
4. 전체 일정에 대한 간단한 종합 분석

일정 목록: {{upcoming_deadlines}}
지연 목록: {{overdue_tasks}}

👉 실제 자동화 툴에서는 각 목록을 JSON, 텍스트, 리스트 형태로 넘겨주고 GPT는 이를 구조화된 메시지로 변환합니다.

3️⃣ 메시지 전송

Slack → 개인 DM 또는 팀 채널
Gmail → 본인 or 관리자 이메일
Notion → 주간 리포트 DB에 자동 저장

포맷 예시:

📌 [마감 리포트 - 2026.01.14]

✅ 이번 주 마감 예정 (총 4건)
- [1/15] 기획안 제출 (마케팅 팀)
- [1/16] UI 시안 확정 (디자인팀)
...

⚠ 지연 중인 항목 (2건)
- [Due: 1/12] 블로그 콘텐츠 2차 수정 (미완료)
→ 빠른 검토 및 조치 필요

🔥 우선순위
- 기획안 제출 → 외부 클라이언트 일정과 연동됨

📊 종합 코멘트
이번 주는 전체 마감 건수가 지난주 대비 +2건 증가했습니다.
특히 외부 협업 관련 일정에 집중이 필요합니다.

4. 실무 적용 사례

🔹 기획자 A

매주 월요일 오전 8시, 슬랙으로 마감 리포트를 수신
연체 항목 확인과 후속 조치를 즉시 설정 가능

🔹 PM B

팀별 Notion 마감 DB를 GPT로 요약해 전체 회의 전 주간 진행 상황을 브리핑

🔹 프리랜서 디자이너 C

클라이언트별 Todoist 마감 태그를 기반으로 메일로 자동 리포트 수신 → 프로젝트 정리 시간 절약

5. 실행 가이드 요약

단계	설명
1단계	마감 일정 수집 (캘린더/Notion/Todoist 등)
2단계	GPT 프롬프트 작성 → 리포트 자동 생성
3단계	슬랙, 이메일, 노션으로 리포트 자동 전송
✅ 완료	매주 자동 마감 리포트 수신 + 지연 방지!

6. 확장 전략

🗂 프로젝트별 마감 리포트 분리
🔁 일일 리마인드 vs 주간 요약 리포트 병행
📈 월별 마감 통계 자동 생성 (GPT 요약 + 표 생성 응용)
🔗 후속 할 일 자동 생성 (GPT가 "다음 조치" 제안 포함)

7. 마무리 통찰

마감은 ‘지켜야 하는 것’이 아니라 ‘놓치지 않도록 관리되는 구조’에서 출발합니다. 우리는 마감일을 인지하고 있다고 착각합니다.

하지만 반복되는 일정, 급한 요청, 새로운 업무 속에서 실제로 중요한 마감을 놓치는 건 너무도 흔한 일입니다.

이제는 GPT가 마감 상황을 정리해 알려주고, 자동화가 이를 전달하며, 당신은 집중해야 할 일만 선택하면 됩니다.

당신의 다음 마감은 언제인가요?
GPT는 이미 알고 있고, 알려줄 준비가 되어 있습니다.

저작자표시 비영리 변경금지 (새창열림)

에이아이 워커스