매일 아침 출근하자마자 하는 일이 있죠.
바로 캘린더 확인 → 슬랙/메일 확인 → 업무 리스트 정리.
그런데 정말 그걸 업무의 시작이라고 할 수 있을까요?
실은 우리는 하루를 ‘일’로 시작하는 게 아니라 “일을 정리하기 위한 준비”로 시작하고 있는 것입니다.
- 오늘 가장 급한 일은 무엇인지
- 이번 주 회의나 마감이 언제인지
- 어떤 업무가 연체되고 있는지
이 질문에 매번 답하기 위해 캘린더, 슬랙, 노션, 투두 앱 등을 이리저리 넘나들고 있진 않으신가요?
일의 양이 문제가 아니라, 일의 흐름이 정돈되지 않았기 때문에 에너지가 분산되는 것입니다.
1. AI는 ‘툴’이 아니라, 업무를 정리하는 ‘두 번째 두뇌’입니다
AI는 단순히 질문에 답하는 똑똑한 챗봇이 아닙니다.
적절한 입력과 구조만 주어진다면, 반복되는 업무를 정리하고 판단을 돕는 디지털 보조 시스템이 될 수 있습니다.
예를 들어 GPT는:
- 일정 데이터를 받아 요일별로 정리할 수 있고
- 우선순위를 평가하거나
- 실행해야 할 항목을 추출해
- 실행 가능한 문장으로 요약할 수 있습니다.
여기에 Make, Zapier 같은 자동화 툴이 연결되면 GPT는 단순히 “생각을 대신해주는 도구”를 넘어서, 정보를 받아들이고 → 가공하고 → 전달하는 일련의 구조를 완성합니다.
이것이 AI가 도구가 아닌 ‘워크플로우의 중추’가 되는 방식입니다.
2. 스마트 워크플로우란?
— 반복되는 정보 흐름을 자동화된 시스템으로 전환하는 설계
‘스마트 워크플로우’는 멋진 개념이 아니라 “반복되는 일을 시스템이 대신하게 만드는 구체적인 구조”입니다.
예를 들어 이런 흐름이 가능합니다:
Google Calendar에 회의 일정 등록
→ GPT가 요약 프롬프트 실행
→ Slack에 자동 게시
→ Notion에 회의록 저장또는,
Todoist에서 ‘완료’ 처리된 할 일
→ GPT가 요약
→ Notion에 업무 히스토리 저장
→ 매주 금요일 Slack으로 주간 요약 전송
3. AI 워크플로우, 어디서부터 시작할까?
▶ 1단계: 반복되는 루틴을 먼저 파악하라
시스템화의 출발은 아래 질문입니다:
- 매주 같은 시간에 하는 일이 있는가?
- 보고서, 회의록, 브리핑 등 반복되는 문서 작성이 있는가?
- 내가 매번 확인하고 정리해야 하는 업무가 있는가?
💡 반복되는 정보 처리 = 자동화의 시작점입니다.
▶ 2단계: 도구를 연결하라 (플랫폼별 선택 팁)
| 필요 기능 | 추천 도구 | 특징 |
| 일정 기반 트리거 | Make, Zapier | 캘린더/날짜 중심 자동화 |
| 브라우저 자동화 | Bardeen | 슬랙, 지메일, 노션 등과 빠른 연동 |
| 정보 요약/정리 | ChatGPT API, OpenAI | 자연어 처리 + 요약 정리 |
| 데이터 저장 | Notion, Google Sheet | 업무 기록/히스토리 저장 |
| 메시지 전송 | Slack, Gmail | 즉시 알림 & 공유 |
→ 처음엔 2~3개만 조합해도 충분합니다.
작은 흐름부터 시작하는 게 핵심입니다.
▶ 3단계: GPT 프롬프트를 중심에 두어라
프롬프트는 AI 워크플로우의 ‘두뇌 회로’입니다. 어떻게 물어보느냐에 따라 AI의 응답 품질이 달라집니다.
예를 들어,
다음은 이번 주의 일정 목록입니다.
이를 요일별로 정리하고, 중요 일정은 강조하며,
마지막에 ‘이번 주 우선순위 TOP3’를 제안해주세요.이렇게 명확한 요청을 하면, GPT는 단순 나열이 아닌 구조화된 브리핑을 자동으로 만들어냅니다.
💡 팁:
- 프롬프트는 짧게 시작해 점차 확장
- 말투, 형식, 문체도 프롬프트에 명시 가능
- 여러 조건을 순차 처리하도록 흐름 지시 가능
4. 실전에서 바로 써볼 수 있는 AI 워크플로우 예시
- 🔁 매주 월요일 업무 브리핑 자동 생성
- 🔔 회의 후 요약 자동 전송 + 회의록 저장
- 📅 다가오는 마감 일정 자동 정리 + 슬랙 알림
- 📝 할 일 완료 후 GPT로 보고서 초안 자동 생성
- 📊 매월 프로젝트 리포트 자동 정리
이 모든 흐름은 GPT + Make + 업무 툴 1~2개로 충분히 구현 가능합니다.
5. 전체 흐름 요약 박스
| 항목 | 설명 |
| 자동화 출발점 | 내가 반복하는 루틴 파악 |
| 핵심 도구 | GPT + Make/Zapier + 일정/할 일/기록 도구 |
| 실행 방식 | 트리거 → GPT 요약 → 전송 or 저장 |
| 기대 효과 | 일정 정리 시간 단축 + 업무 누락 방지 + 몰입력 향상 |
6. 마무리
일정은 내가 매번 확인하는 것이 아니라, 나를 위해 정리되고 전달되어야 합니다.
AI는 단지 일을 줄여주는 도구가 아니라 집중해야 할 일 외의 모든 과정을 시스템화해주는 도우미입니다. 스마트 워크플로우란 거창한 자동화 시스템이 아닙니다.
그건 “생각하지 않아도 되는 일들을 설계해 놓는 것”입니다. 이제는 단순히 할 일을 기록하는 수준에서 할 일을 ‘자동 정리’하고 ‘전달’하는 구조로 나아가야 할 때입니다.
당신의 하루가 ‘무엇을 해야 하지?’로 시작되지 않도록, AI가 정리한 흐름 속에서 바로 실행으로 들어가는 구조를 지금 만들어보세요.