회의는 모든 조직에서 가장 필수적인 커뮤니케이션 수단입니다. 하지만 회의가 끝난 뒤 남는 것은 무엇일까요? 메모 가득한 노트, 녹취 파일, 정리되지 않은 대화들. 그리고 결국은 "회의록은 누가 정리하죠?"라는 질문이 남습니다.
2025년, 이 질문에 가장 실용적인 답을 줄 수 있는 도구는 바로 ChatGPT입니다. 최근 행정안전부와 과학기술정보통신부는 공공부문에서 생성형 AI의 회의 요약 활용을 권장하고 있으며, 실제로 일부 지자체와 부처에서는 시범 적용이 이루어지고 있습니다.
이 글에서는 ChatGPT로 회의록을 정리하고 요약하는 실전 노하우를 정부 활용 기준에 맞춰 체계적으로 정리해드립니다.
✅ 왜 회의록 정리에 ChatGPT가 유용할까?
회의록 작성은 다음과 같은 이유로 자동화 가치가 높습니다.
- ✅ 내용이 길고 중복이 많다
- ✅ 사람이 정리하면 누락이나 왜곡 우려
- ✅ 빠른 회의 요약이 필요하지만 인력이 부족
ChatGPT는 긴 텍스트를 요약하고, 핵심 정보를 구조화하는 데 최적화된 생성형 AI입니다.
2025년 기준 OpenAI GPT-4 Turbo 모델은 최대 수만 자의 회의 내용을 처리할 수 있으며, '논의 요약', '결정사항', '후속 조치' 등 회의록 필수 항목을 빠르게 정리할 수 있습니다.
🛠 회의록 정리 실전 프로세스 (ChatGPT 활용 순서)
1️⃣ 회의 내용 수집 (음성 → 텍스트)
녹취나 음성 회의 내용을 정리하려면 먼저 텍스트로 전환해야 합니다.
- 🎙 Otter.ai, Whisper, Vrew, Clova Note 등 활용 가능
- Google Meet 또는 Zoom 녹음 파일을 업로드하여 자동으로 텍스트화 가능
- 회의록 목적이 아닌 단순 요약이라면, 회의 주요 내용을 메모 형태로 수집해도 충분
2️⃣ ChatGPT에 요약 요청하기
📌 기본 프롬프트 예시
이 방식으로 입력하면 ChatGPT는 다음과 같은 구조로 정리해줍니다.
회의 요약
- 회의 일시: 2025년 12월 10일 10:00
- 주제: 2026년 제품 개발 일정 조율
주요 논의사항
- 개발팀 일정 재조정
- 마케팅 일정과 충돌 문제
결정사항
- MVP 개발 마감일: 2026년 2월 15일
후속 조치
- A팀: UI 시안 공유
- B팀: 일정 공유 문서 업데이트
✍ 실무 적용 프롬프트 예시 모음
🔹 예시 ① 회의 요약만 간단히 요청할 때
🔹 예시 ② 책임자별 액션 항목 정리
🔹 예시 ③ 감정 배제한 중립적 요약
🧠 정부 기준에서 본 회의록 AI 요약의 핵심 포인트
공공기관 AI 활용 가이드라인(행정안전부, 2025년 개정)에서는 다음을 명확히 하고 있습니다.
| 항목 | 주요 내용 |
| ✅ 정보 보안 | 회의 내용 중 개인정보, 민감 정보 포함 시 반드시 오프라인 처리 권장 |
| ✅ 검토 절차 | AI가 작성한 요약본은 반드시 사람이 검토하고 보완해야 함 |
| ✅ 외부 툴 사용 | 클라우드 기반 AI 사용 시, 사전 보안 점검 필요 |
즉, 회의록 초안 작성에는 ChatGPT를 활용하되, 최종 공개 전에는 반드시 수작업 검토 및 개인정보 제거가 필요합니다.
🔍 활용 사례: 공공기관 & 민간 기업
- 🏢 서울시 스마트시티본부: 회의 결과를 ChatGPT로 요약 후 내부 문서로 공유
- 🏛 지방자치단체: 청년정책 회의록 요약 초안에 생성형 AI 시범 적용
- 💼 스타트업/중소기업: 주간 회의록을 자동 정리해 Notion이나 Slack에 연동
이처럼 대기업뿐 아니라 중소규모 조직에서도 업무 효율성을 위해 ChatGPT 도입이 활발히 이루어지고 있습니다.
✅ 마무리: 회의록 작성은 이제 AI의 몫입니다
회의가 끝난 뒤 모든 대화를 다시 복기하며 문서를 만드는 시대는 끝났습니다. ChatGPT는 단순한 요약을 넘어, 정형화된 회의록 틀을 빠르게 작성하고, 후속 업무로 연결할 수 있는 스마트 비서 역할을 수행합니다.
단, 최종 편집과 검토는 사람의 영역이며, 기밀 정보 관리에 유의해야 한다는 점은 항상 기억해야 합니다. 이제 회의가 끝나면, AI에게 요약을 맡기고 다음 업무로 넘어가세요.
그게 바로 2025년 스마트워크의 방식입니다.